La tendencia en gestión de organizaciones es la de integrar los métodos estandarizados con los que se cuente (del tipo ISO 14001, ISO 9001…) en un único sistema, de forma que la documentación necesaria, los recursos y en general la operativa sea más fácil y eficiente.

Para simplificar este proceso existe una norma de referencia, la UNE 66177:2005, que analiza el contexto de la organización determinando un nivel de integración en función del grado de complejidad, alcance y riesgo que ocasionaría su integración.

Llegados a este punto, la norma UNE 66177:2005 recomienda las siguientes acciones para cada uno de los tres niveles de integración posibles:

Nivel básico

Integrar las políticas de cada sistema de gestión en una política única de sistema integrado de gestión.

Integrar en un único “Manual” de gestión (directrices generales de actuación) la documentación de los sistemas de gestión que se aplican.

Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos críticos para la gestión de calidad, seguridad o gestión ambiental del producto o servicio.

Integrar la gestión de algunos procesos organizativos comunes a los dos o tres sistemas teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema. Integrar también la documentación de estos procesos.

Ejemplos de procesos que son abordados en esta etapa son:

• Identificación y acceso a los requisitos legales.
• Elaboración y gestión de los documentos y registros.
• Gestión de no conformidades, y oportunidades de mejora.
• Auditoría y evaluación interna.

Nivel avanzado

Desarrollo de un mapa de procesos que integra para los diferentes sistemas de gestión, los procesos gestión o estratégicos, los procesos operativos o clave y los procesos de soporte, y sus interrelaciones.

Definición y gestión de los procesos que contemplan entre otros los siguientes factores: definición de propietarios, objetivos, indicadores, elementos de entrada y salida de los procesos, instrucciones que aplican a requisitos de varios sistemas, formación, planificación, procesos relacionados con el cliente, compras, producción y prestación del servicio, mantenimiento, equipos de seguimiento y medición, etc.

Revisión y mejora sistemática de los procesos teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema.

  Ejemplos de procesos que se pueden integrar son:

• Revisión por la dirección.
• Comunicación, información y participación.
• Procesos productivos y procesos críticos para la calidad, seguridad o gestión ambiental del producto o servicio.

Nivel experto

Establecer objetivos y metas, e indicadores integrados, así como “desplegar” los objetivos e indicadores a los procesos y subprocesos.

Incluir la “voz del cliente”, a los proveedores y otras partes interesadas en el diseño de todos los procesos.

Extender la gestión por procesos a las actividades administrativas y económicas.

Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.

 

 

Aunque se trata de una aplicación voluntaria para las organizaciones, es una herramienta interesante para comenzar el trabajo de una manera más sensata ya que conoceremos nuestro punto de partida con nuestras fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas, con lo que podremos ser más eficientes al organizarnos.

 

Fuente: Integración de los Sistemas de Gestión ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y SGE21. UNIR (2016). La Rioja.