Los software industriales ERP (Enterprise Resource Planning o Gestión de Recursos de la Empresa) surgen en los años noventa como evolución de los sistemas de control de la producción de los años 70 y 80, con el objetivo de integrar la información de todos los departamentos de la empresa: Finanzas, fabricación, stocks, marketing, ventas, servicios, recursos humanos, suministro…

En la actualidad, ayudan a otras muchas funciones como:

• CRM (Gestión de la relación con los clientes)
• Comercio electrónico.
• Gestión documental.
• Uso desde dispositivos móviles. (Móviles, tabletas…)

En la práctica, esto hace posible que en industrias transformadoras, como las de los fabricantes de sistemas de aluminio, con miles de referencias de productos, cientos de clientes, docenas de proveedores, y varios puntos de venta (online, en oficinas, o a través de vendedores) la información sobre los pedidos, stock y precios, sea accesible e inmediata a todos, ya que los datos serán gestionados por un único software.

Es decir, dar mas información, disminuir tiempos de espera, posibilitar el uso de herramientas modernas y en definitiva mejorar el servicio.

Las entidades decididas a su adquisición cuentan normalmente con responsables que los representan, así como consultoras contratadas para la implantación de estos software. Sin embargo, algunas veces se ven incapaces de ejecutarlo, con el correspondiente gasto que ello conlleva.

En abril de 2005 los responsables en telecomunicaciones del condado de Marin, en California, decidieron contratar a Deloitte para implementar el sistema SAP.

Tras dos años, con un gasto de 30 millones de dólares y después de desembolsar otros 11 millones en concepto de consultoría, el proyecto cayó. 

La drástica decisión de sustituir SAP se produjo después de que las relaciones entre el gobierno de California y Deloitte Consulting, se deterioraron hasta el punto de ruptura. El condado presentó una demanda en busca de daños y compensación de 30 millones de dólares. Deloitte contrademandó a Marin por aproximadamente 550.000 millones de dólares, en honorarios no pagados y cargos por demora.

¿Pero por qué ocurre esto? Comentemos algunas de las posibles causas de fracaso o enemigos de su implementación:

– Muchas compañías reducen costos delegando el manejo del sistema en personal poco capacitado.

– Los responsables del proyecto en la entidad deben ser conocedores de la tecnología, la organización debe estar jerarquizada y definida, la comunicación entre departamentos fluida, y se debe contar con personal TIC.

– Es muy importante la participación, formación y motivación de los empleados de la organización, que se van a convertir en los principales usuarios del sistema.

– Resulta vital, contar con el compromiso previo, detallado y firmado, en cuanto a objetivos y plazos, entre los responsables, los promotores y la empresa implantadora.

Y es que, estos software surgen como herramientas de perfeccionamiento de empresas ya organizadas. Afrontarlos sin una eficaz organización y política del trabajo, sería como venderle un smartphone de última generación a alguien que jamás haya visto un teléfono.

Y eso es algo que algunos responsables de empresas o entidades ignoran y algunas consultoras obvian de manera que al final del proceso, el programa no se usa, o se hace sólo parcialmente, no consiguiendo ninguna mejora sustancial en el servicio.