Las empresas que apuestan por el desarrollo a través de la implantación de sistemas de gestión (basados en ISO 9001, ISO 14001…) en su organización pasan por diferentes fases, que son:

• Estudio inicial: ¿Cómo se gestionaba hasta entonces?
• Planificación y desarrollo: Estudio del contexto y de los requerimientos así como elaboración de las políticas y de los procedimientos.
• Implantación y liderazgo: Implantación de lo desarrollado en la fase anterior y asignación de responsabilidades.
• Auditoría interna.
• Auditoría externa: Certificación de la norma por entidad exterior acreditada.

El proceso de auditoría interna (subcontratado o realizado con personal de la propia empresa) es una de las etapas en la implantación y mantenimiento de los sistemas de gestión más importantes ya que determinamos que estos estén correctamente implantados y que el mantenimiento de los sistemas se está desarrollando.

Sabemos que lo indicado anteriormente es así, porque en el proceso de auditoría comprobamos las evidencias de que dicho funcionamiento se ajusta tanto a la norma de referencia como a la forma en la que se ha definido en los procedimientos que se iba a proceder a actuar.

Para estandarizar el propio proceso de auditoría interna de los sistemas de gestión existe una norma de referencia, la ISO 19011:2011 de «Directrices para la auditoría de sistemas de gestión» que señala que en la ejecución de estas auditorías internas se pasa por las siguientes fases:

1. Recopilación y verificación de la información
2. Generación de hallazgos de auditoría
3. Determinación de hallazgos de auditoría
4. Registro de conformidades
5. Registro de no conformidades (notas de hallazgo).
6. Reunión de cierre
7. Informe de auditoría
8. La auditoría finaliza cuando todas las actividades planeadas hayan sido llevadas a cabo.

Ejemplo de nota de hallazgo

Dependiendo de los objetivos de la auditoría, las conclusiones pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de mejora. Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado.

Finalmente, la efectividad de estas acciones debería ser verificada, verificación que puede ser parte de una auditoría posterior.

Fuente: Melchor Chinchetru F., Sánchez Toledo A. | Planificación y Ejecución de Auditorías de los Sistemas de Gestión ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y SGE 21 | Tomo IV | UNIR | 2016. La Rioja.